ÜYELERİMİZİN DİKKATİNE….!!!!!!

28.05.2018 TARİHİ İTİBARİ İLE AŞAĞIDAKİ KURALLARA UYULMASI HUSUSU ÖNEMLE RİCA OLUNUR.
 

*-)DEĞİŞİKLİK İŞLEM BAŞVURULARI SABAH SAAT 08.40 – 11.45 ARASINDA TÜM EVRAKLARI İLE BİRLİKTE HAZIR OLARAK TESLİM EDİLECEKTİR. TESCİL EVRAKLARI BÜTÜN HALİNDE ALINACAKTIR, SADECE KARAR KONTROLLERİ YAPILMAYACAKTIR.

*-)LİMİTED ŞİRKETLER – ANONİM ŞİRKETLER – BİRLEŞME, BÖLÜNME, TÜR DEĞİŞİKLİĞİ AYRI AYRI SIRAMATİK NUMARALARI İLE ÇAĞRILACAKTIR.
 

*-) İSTENİLEN EVRAKLARIN TAMAMI İBRAZ EDİLECEK, SERİ BİR ŞEKİLDE YAPILAN EVRAK KONTROLLERİ SONUCUNDA EKSİK EVRAK OLMADIĞI TAKDİRDE, ÖĞLEDEN SONRA RANDEVU VERİLEN BİR SAATTE TESCİL İŞLEMİ GERÇEKLEŞTİRİLECEKTİR. (ÖĞLEDEN ÖNCE ALINAN TESCİL BAŞVURULARI, ÖĞLEDEN SONRA YAPILACAĞINDAN, ÖĞLEDEN SONRA YENİ TESCİL BAŞVURUSU BAŞVURU ALINMAYACAKTIR.)

GEREKLİ HASSASİYETİN GÖSTERİLMESİ HUSUSU BİLGİLERİNİZE SUNULUR.. 

GTO TİCARET SİCİL TESCİL İŞLEMLERİ - GENEL KURUL

GEREKLİ EVRAKLAR

1.    Dilekçe (Eksiksiz ve İmza yetkilisi yönetim organı tarafından imzalanmış. Müşterek yetki olması halinde müşterek imzalı olmalıdır  - Ticaret Sicil Yönetmeliği 23/1 23/2 23/4 23/5 - Türk Ticaret Kanunu 29/1 29/2)

2.      Genel Kurul Belgeleri 

- Hazir bulunanlar (Hazirun) Listesi (Eksik İmzalar var ise Çağrı Usullerine uyulması gerekmektedir.)

- Çağrılı genel kurullarda gündemin yayımlandığı sicil gazetesi fotokopisi ile iadeli taahhütlü gönderi fotokopileri.

• Vekaleten katılım varsa Noter onaylı Özel Vekaletname  Şirket ortakları Vekilleri vasıtasıyla toplantıda temsil edilebilmeleri için vekâletnamenin noter onaylı şekilde düzenlenmesi (Mülga ibare:RG-9/10/2020-31269) (…) gerekir. (Yönetmelik Madde 18/7)
  - Gündem 
  - Anonim Şirket Genel Kurul Toplantı Tutanağı (Noter Onaylı 1 Adet)

-Tek pay sahipli şirketlerde toplantıda hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin de toplantı tutanağını imzalaması zorunludur. (Yönetmelik Madde 26) .

-Tek pay sahipli şirketlerde (Değişik ibare:RG-9/10/2020-31269) Toplantı Başkanı seçilmesi yeterli olup ayrıca Tutanak yazmanı, Oy toplama memuru seçilmesine gerek yoktur.  Ayrıca tutanak yazmanı ve oy toplama memuru seçilmemişse, bunlara ait görevler toplantı başkanı tarafından yerine getirilir.(yönetmelik Madde 14)

- Bakanlık temsilcisi atama yazısı (Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu olan toplantılarda) (1 asıl)

         Genel kurul toplantılarında (Ek ibare:RG-9/10/2020-31269)  Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin tüm genel kurul toplantıları bakanlık temsilcisi talep edilmeden de yapılabilir. (Yönetmelik Madde 32)

- Genel kurulda yönetim kurulu seçimi var ise görev taksimi ve şirketin temsilinin ne şekilde olacağına dair Noter Onaylı Yönetim Kurulu Görev Dağılımı ve Temsil Kararı (Noter Onaylı 1 Adet)  (Yönetim kurulu üyeleri birbirlerini temsilen oy veremeyecekleri gibi, toplantılara vekil aracılığıyla da katılamazlar )

 ----- Temsil ve İlzama yetkili Yönetim Kurulu üyelerinin imza örneği/imza beyanı (Kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde, ilgililerin imzaları, fiziki olarak notere onaylattırılmak veya herhangi bir Ticaret Sicili Müdürlüğünde yazılı beyanda bulunmak suretiyle müdürlüğe verilir.) (1 adet asıl)

        Yeni kimlik kartı ile yetkili olarak eklenen kişilerin imza örnekleri elektronik ortamda NVİ’den alınarak MERSİS veri tabanına kaydedilebilmektedir. Bu durumda olan yetkililer için fiziki imza beyanı talep edilmeyecektir.(4/3/2022 tarihli 72558467 sayılı Bakanlık Genelgesi)

- Pay sahibi olmayan yönetim kurulu üyelerinin ve Genel kurul toplantısında hazır bulunmayanların yönetim kurulu üyeliklerine seçilmesi halinde bunların bu görevi kabul ettiklerine ilişkin yazılı Görev Kabul Beyanı  (TSY Madde 69 /

Dikkat:   

Bağımsız denetime tabi şirketler, genel kurulda mutlaka TTK 399 a göre bir yıl için Bağımsız denetçi seçmeleri zorunlu olup genel kurulda denetçinin, tam ünvanı, adres bilgisi, vergi kimlik numarası, bağlı olduğu ticaret sicil müdürlüğü ve sicil numarası ile mersis numarasına yer verilmiş olması gerekmektedir Denetçi Beyanı (TTK 400. Mad.)

UYARI:

• "Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun olarak hazırlanacak iç yönergenin ilk yapılacak  olağan / olağanüstü genel kurul toplantısında onaya sunulması zorunludur. Genel kurul toplantı usul ve esasları hakkında düzenlenen iç yönerge altında yönetim kurulu üyesi ve toplantı başkanı imzası bulunmalı, iç yönerge metni iki suret olarak ibraz edilmelidir.

ÖNEMLİ NOTLAR

* Bakanlık temsilcisi atama yazısı (Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu olan toplantılarda) (1 asıl)

* Çağrılı genel kurullarda gündemin yayımlandığı sicil gazetesi fotokopisi ile iadeli taahhütlü gönderi fotokopileri.

* Yönetim kurulunda  birden fazla Tüzel kişi olması halinde;  her tüzel kişi için ayrı ayrı gerçek kişinin belirlenmiş olması gerekmektedir,

* Birden fazla tüzel kişilik için, temsilci olarak aynı gerçek kişi belirlenmemeli. 

* Tüzel kişinin yönetim kuruluna seçilmesi halinde, tüzel kişi ile birlikte ve tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen gerçek kişinin adı-soyadı, adresi, uyruğu ve T.C. Kimlik numarasını (yabancı uyruklularda vergi numarası veya yabancılara mahsus kimlik numarası) içerecek şekilde alınmış tüzel kişi yönetim kurulu üyesinin yetkili organ kararının noter onaylı örneği (Tüzel kişiliğin yabancı uyruklu olması halinde, bu kararın şirketin tabi bulunduğu ülkedeki Türk Konsolosluğu tarafından veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylanmış ve bunların noter onaylı Türkçe çevirilerinin yapılmış olması gereklidir) ile tüzel kişi adına yabancı uyruklu bir kişi belirlenmesi ve bu yabancı kişinin de Türkiye’de ikamet ediyor olması  halinde, ikamet tezkeresi

* Tüzel kişi yönetim kurulu üyesinin yabancı uyruklu olması halinde tüzel kişinin güncel sicil kayıtlarını içeren belge ( Bu belgenin, şirketin tabi bulunduğu ülkedeki Türk Konsolosluğu veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylanmış ve bunların noterden onaylı Türkçe çevirilerinin de yaptırılmış olması gerekir.)

* Yabancı uyruklu tüzel imza yetkilisi / yönetim kurulu üyesi girişi var ise genel kurul tutanağında vergi numarası belirtilmelidir.

* Tüzel Yönetim kurulu üyesi Türk uyruklu fakat ticari ikametgahı İstanbul dışında ise tüzel ortağın kayıtlı bulunduğu Ticaret Sicil Müdürlüğü ve Ticaret sicil numarası /  vergi kimlik numarası ile Mersis numarası kararda/tadil mukavelesinde belirtilmelidir 

Tüzel Kişi Adına, Tüzel Kişi Tarafından Belirlenen Gerçek Kişinin Bildirimi Hakkında Açıklama 

• Tüzel kişi yönetim kurulu üyesi bulunan anonim şirketlerde görev dağılımı ile temsil kararlarında, görev ve yetki tüzel kişi yönetim kurulu üyesine verilmelidir. Ayrıca tutanakta tüzel kişi yönetim kurulu üyesinin gerçek kişi temsilcisinin ad-soyadı, yerleşim yeri, vatandaşlığı, TC Kimlik Numarası, yabancı uyruklu ise vergi numarası veya yabancılara mahsus kimlik numarası belirtilmelidir. Yabancı uyruklu gerçek kişi temsilcinin ikamet adresi Türkiye’de ise ikamet tezkeresi eklenmelidir. Buna ilişkin karar örneği ektedir.

• Genel kurulda yönetim kurulu seçimi yapıldı ve temsil yetkisi belirlenmedi ise tüm yönetim kurulu üyelerine ait şirket ünvanlı imza beyannamesi(Ticaret Sicili Müdürlüğünde Düzenlenen) Temsil yetkisi belirlendi ise sadece temsil yetkisi verilen kişilere ait şirket ünvanlı imza beyannamesi (Ticaret Sicili Müdürlüğünde Düzenlenen)

• Yönetim kurulu üyelerinin T.C. kimlik numaraları (yabancı uyrukluların vergi numarası veya yabancılara mahsus kimlik numarası) belirtilmelidir. 

• Pay sahibi olmayan yönetim kurulu üyelerinin ve Genel kurul toplantısında hazır bulunmayanların yönetim kurulu üyeliklerine seçilmesi halinde bunların bu görevi kabul ettiklerine ilişkin yazılı beyanları (TSY Madde 69 / h) Görev Kabul Beyanı

• Bu belgede yerleşim yeri, uyruğu, T.C. vatandaşı ise kimlik numarası, yabancı uyruklu ise vergi numarası veya yabancılara mahsus kimlik numarası belirtilmeli, yabancı uyruklu ise ekinde onaylı pasaport sureti ve ikameti Türkiye'de olan yabancı uyruklu için onaylı ikamet tezkeresi eklenmelidir.

• Genel kurul ve yönetim kurulu kararlarında yetkililerin adları kısaltılmadan yazılmalıdır.